Informacja o ochronie danych osobowych

Sensitive Depth | Osoby korzystające z terapii i zainteresowane terapią

Twoja prywatność jest ważna. Wyjaśniam tutaj, jakie informacje zbieram od pierwszego zgłoszenia, przez ocenę wstępną i terapię, w jaki sposób je wykorzystuję i chronię oraz jakie prawa Ci przysługują.

1. Kto odpowiada za Twoje dane?

Sensitive Depth to niezależny gabinet terapii i psychoterapii prowadzony przez Piotra Trznadl w Wielkiej Brytanii. Jestem administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach mojej praktyki.

Jeśli masz pytania dotyczące prywatności lub chcesz skorzystać ze swoich praw, napisz na contact@sensitivedepth.com. Niniejsza informacja dotyczy osób pytających o terapię, wypełniających formularz zgłoszeniowy lub kwestionariusz wstępny, zapisujących się na listę oczekujących oraz korzystających z terapii — zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i w Polsce.

2. Jakie informacje zbieram?

Zbieram tylko te informacje, które są uzasadnione potrzebą odpowiedzi na Twoje zgłoszenie, oceny możliwości rozpoczęcia terapii, bezpiecznego prowadzenia spotkań i organizacji praktyki. W zależności od etapu mogą to być:

• imię i nazwisko, dane kontaktowe, miejsce pobytu, preferowany sposób kontaktu i dostępność terminów;

• odpowiedzi z formularza zgłoszeniowego i kwestionariusza wstępnego, w tym powody zgłoszenia, informacje o samopoczuciu, zdrowiu, bezpieczeństwie i sytuacji osobistej;

• dane lekarza rodzinnego lub innego specjalisty oraz osoby do kontaktu w sytuacji kryzysowej;

• krótkie notatki z sesji, informacje potrzebne do superwizji oraz dokumentacja dotycząca ryzyka lub ochrony bezpieczeństwa, jeśli jest konieczna;

• informacje o wizytach, korespondencji, płatnościach, fakturach i inne niezbędne dane administracyjne.

Część tych informacji stanowi szczególne kategorie danych w rozumieniu brytyjskiego RODO (UK GDPR), np. dane o zdrowiu, a także — jeśli zdecydujesz się je przekazać — informacje o orientacji seksualnej, pochodzeniu etnicznym czy przekonaniach religijnych. Na etapie zgłoszenia podziel się tylko tym, czym czujesz się gotowa lub gotowy się podzielić. Niektóre informacje mogą jednak być potrzebne, abym mógł ocenić, czy mogę bezpiecznie podjąć z Tobą pracę.

3. Formularz zgłoszeniowy, kwestionariusz wstępny i lista oczekujących

Informacje z formularza zgłoszeniowego zbieram za pomocą formularza internetowego opartego na usługach Microsoft. Służą one do zapoznania się z Twoim zgłoszeniem, skontaktowania się z Tobą i ustalenia kolejnych kroków. Jeśli przejdziesz do pełnej oceny wstępnej, kwestionariusz stanie się częścią Twojej bezpiecznie przechowywanej dokumentacji. Pierwotne zgłoszenie zostanie bezpiecznie usunięte po przeniesieniu potrzebnych informacji lub gdy przestanie być potrzebne, z wyjątkiem danych, które muszę zachować z uzasadnionych powodów prawnych, administracyjnych lub związanych z bezpieczeństwem.

Jeżeli nie mogę od razu zaproponować odpowiedniego terminu, możesz zdecydować się na wpisanie na listę oczekujących. Wykorzystam Twoje dane kontaktowe i ograniczony zakres informacji ze zgłoszenia, aby poinformować Cię o dostępnych terminach. Zapis jest dobrowolny i nie gwarantuje miejsca. Możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie z listy. Informacje te są okresowo przeglądane i bezpiecznie usuwane, gdy przestają być potrzebne, chyba że zachowanie określonych danych jest uzasadnione.

Jeśli terapia nie zostanie rozpoczęta, zachowam wyłącznie informacje niezbędne z uzasadnionych powodów administracyjnych, prawnych lub związanych z bezpieczeństwem. Pozostałe dane usunę, gdy nie będą już potrzebne.

4. W jakim celu wykorzystuję Twoje dane?

Wykorzystuję dane, aby odpowiadać na zgłoszenia, prowadzić listę oczekujących, oceniać, czy terapia będzie odpowiednia, organizować i prowadzić sesje, sporządzać niezbędną dokumentację, dbać o bezpieczną i etyczną praktykę, obsługiwać płatności oraz wypełniać obowiązki prawne i zawodowe. Informacje mogą być także potrzebne w związku ze skargami lub roszczeniami prawnymi.

5. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzam dane?

W przypadku zwykłych danych osobowych podstawą przetwarzania jest najczęściej podjęcie działań przed zawarciem umowy o terapię lub jej wykonanie, prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bezpiecznej i profesjonalnej praktyki oraz — gdy ma to zastosowanie — obowiązki prawne. W nagłych sytuacjach podstawą może być również ochrona żywotnych interesów.

W przypadku danych szczególnej kategorii konieczna jest dodatkowa przesłanka wynikająca z UK GDPR. Zależnie od celu i okoliczności może nią być odpowiednia przesłanka związana z opieką zdrowotną lub społeczną, wyraźna zgoda, gdy rzeczywiście ma zastosowanie, albo przesłanka dotycząca żywotnych interesów lub roszczeń prawnych. Podstawa ta zależy od rodzaju przetwarzania i nie musi być taka sama dla wszystkich danych.

Jeśli przetwarzanie rzeczywiście opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, kontaktując się ze mną. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani na obowiązek zachowania danych, które muszę przechowywać na innej podstawie prawnej.

6. Poufność i sytuacje, w których mogę udostępnić informacje

To, czym dzielisz się podczas terapii, traktuję poufnie, z uwzględnieniem granic poufności opisanych w Umowie terapeutycznej. Nie sprzedaję Twoich danych. Udostępniam wyłącznie informacje, które są rzeczywiście potrzebne, w tym — zależnie od sytuacji:

• mojemu superwizorowi klinicznemu w ramach nadzoru nad jakością pracy, zazwyczaj bez danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację;

• zaufanym dostawcom usług wspierających bezpieczne formularze, pocztę i przechowywanie danych Microsoft 365, sesje online, administrację i płatności, na odpowiednich zasadach ochrony danych;

• Twojemu lekarzowi, wskazanej osobie do kontaktu w sytuacji kryzysowej, służbom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub służbom ratunkowym, jeśli jest to konieczne wobec poważnego zagrożenia;

• ubezpieczycielom, doradcom zawodowym i prawnym, organom nadzoru lub właściwym instytucjom, gdy jest to uzasadnione sprawą prawną, ubezpieczeniową, regulacyjną lub skargą.

Jeżeli będzie to bezpieczne i możliwe, wcześniej omówię z Tobą potrzebę udostępnienia informacji. Poufność może podlegać ograniczeniom w razie poważnego zagrożenia czyjegoś bezpieczeństwa lub obowiązku ujawnienia informacji wynikającego z prawa.

7. Plan postępowania na wypadek mojej niedostępności (clinical will)

Mam przygotowane rozwiązania na wypadek poważnej choroby, utraty zdolności do pracy lub śmierci, gdybym nie mógł dalej prowadzić terapii. Zgodnie z tym planem wyznaczony superwizor kliniczny lub osoba odpowiedzialna za jego wykonanie może otrzymać kontrolowany dostęp do niezbędnego minimum danych kontaktowych i klinicznych, aby powiadomić klientów, zająć się pilnymi kwestiami bezpieczeństwa i pomóc w zorganizowaniu odpowiedniej dalszej opieki.

Nie oznacza to stałego ani nieograniczonego dostępu do Twoich danych. Dostęp przewidziany jest wyłącznie po uruchomieniu tego planu, z zachowaniem odpowiednich zasad poufności i bezpieczeństwa.

8. W jaki sposób zbieram i chronię Twoje dane?

Planuję zbierać zgłoszenia i kwestionariusze wstępne za pomocą Microsoft Forms oraz zarządzać nimi w moim profesjonalnym środowisku Microsoft 365. Stosuję zabezpieczenia kont, ograniczenia dostępu i procedury bezpiecznego postępowania z danymi. Zbędne kopie, w tym kopie wiadomości e-mail, są usuwane, gdy przestają być potrzebne.

Dokumentacja klientów jest również przechowywana na zaszyfrowanych dyskach zewnętrznych zabezpieczonych hasłem, znajdujących się w zamykanym sejfie lub szafce. Dostęp do nośników i danych uwierzytelniających jest ograniczony. Zasady dostępu dla superwizora lub osoby wyznaczonej do wykonania planu postępowania opisano powyżej.

Żaden system cyfrowy nie jest całkowicie pozbawiony ryzyka. Jeżeli dostawcy usług przetwarzają dane poza Wielką Brytanią lub uzyskują do nich dostęp z zagranicy, stosuję odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych. W przypadku osób przebywających w Polsce uwzględniam również kwestie transgranicznego przetwarzania danych oraz mające zastosowanie wymogi lokalne.

9. Jak długo przechowuję Twoje dane?

Obecnie przyjmuję okres siedmiu lat od ostatniego kontaktu terapeutycznego na przechowywanie dokumentacji klinicznej dorosłych klientów, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony obowiązkiem prawnym, względami bezpieczeństwa, wymaganiami ubezpieczeniowymi lub zawodowymi. Okres ten zostanie jeszcze zweryfikowany z ubezpieczycielem; ewentualna zmiana znajdzie odzwierciedlenie w zaktualizowanej informacji.

Pierwotne formularze zgłoszeniowe są usuwane po przejściu do kolejnego etapu oceny, gdy nie są już potrzebne, zgodnie z powyższym opisem. Dane z listy oczekujących przechowuję tylko tak długo, jak jest to konieczne, i okresowo je przeglądam. Dokumenty finansowe i administracyjne mogą podlegać innym okresom przechowywania wymaganym przez prawo. Gdy dalsze przechowywanie nie jest uzasadnione, dane są bezpiecznie usuwane lub niszczone.

10. Twoje prawa dotyczące ochrony danych

W zależności od okoliczności możesz zażądać dostępu do swoich danych, poprawienia nieprawidłowych informacji, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania, przeniesienia danych lub zgłosić sprzeciw wobec określonych sposobów przetwarzania. Prawa te nie są bezwzględne — na przykład niektóre dokumenty kliniczne muszę zachować z uzasadnionych powodów prawnych.

Aby skorzystać ze swoich praw lub zadać pytanie o prywatność, napisz na contact@sensitivedepth.com. Przed udzieleniem odpowiedzi mogę poprosić o potwierdzenie tożsamości. Odpowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

11. Pytania, zastrzeżenia i skargi

Jeśli masz zastrzeżenia do sposobu przetwarzania swoich danych, skontaktuj się ze mną pod adresem contact@sensitivedepth.com, abym mógł wyjaśnić sprawę. Masz również prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych — Information Commissioner’s Office (ICO): www.ico.org.uk. Osobom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego może także przysługiwać prawo kontaktu z właściwym lokalnym organem ochrony danych.

12. Zmiany w tej informacji

Przeglądam tę informację, gdy zmienia się sposób prowadzenia mojej praktyki, wykorzystywane systemy lub przepisy. Aktualna wersja będzie dostępna za pośrednictwem Sensitive Depth oraz przekazywana lub udostępniana podczas zgłoszenia i oceny wstępnej.